Champ d'activité
Le bachelier en Assistant de direction se caractérise par sa polyvalence. Sa formation se situe au niveau 6 du CEC. Il agit principalement sur les plans communicationnel, organisationnel et de gestion administrative, fréquemment dans un contexte multilingue. Il utilise de manière constante les technologies de l’information et de la communication.
Il gère le courrier et les appels téléphoniques. Il transcrit divers documents (dactylographie, présentation, correction) et rédige des courriers courants et des notes sur base d'éléments qui lui ont été transmis, y compris dans une langue étrangère. Ces documents sont destinés aux responsables de l'entreprise, de l'organisation, du service public ou aux personnes avec lesquelles ceux-ci sont en relation professionnelle. Il veille à la gestion et à la traçabilité des documents.
Il collabore avec le manager et aide celui-ci à prendre des décisions et à les mettre en œuvre. Il gère de manière autonome les tâches qui lui sont confiées, en fonction des spécificités de l’entreprise. Dans ce cadre, il peut assurer la coordination des équipes et des services.
Il participe à la gestion du temps, y compris le sien, dans le respect d'un agenda. Il participe à l'organisation générale des réunions. Il prend des notes et présente un projet de procès-verbal et, éventuellement, un projet de suivi courant.
Il agit comme interface de communication dans les relations internes et externes à l’entreprise.
L’exercice de sa fonction d’interface induit de fortes exigences comportementales (soft skills) et lui impose confidentialité, fiabilité, flexibilité, pro-activité, sens des responsabilités, assertivité… De même, l’évolution constante de son environnement de travail implique qu’il s’adapte et qu’il se forme, afin d’être efficient tout au long de sa carrière.
Il contribue à la culture, aux activités et aux stratégies des milieux professionnels dans lesquels il évolue.
Le Bachelier en Assistant de direction est capable d’exercer son activité professionnelle dans tout type d’organisation publique ou privée, marchande ou non marchande, nationale ou internationale, de petite, moyenne ou grande taille.
Tâches / compétences
1. S’insérer dans son milieu professionnel et s’adapter à son évolution
- travailler, tant en autonomie qu'en équipe dans le respect de la culture de l'entreprise et de son environnement multiculturel ;
- collaborer à la résolution de problèmes complexes avec méthode, rigueur, proactivité et créativité ;
- adopter une attitude éthique et respecter les règles déontologiques ;
- développer une approche responsable, critique et réflexive des pratiques professionnelles ;
- appliquer les règles et les bonnes pratiques en matière de savoir-vivre, de discrétion, d’amabilité, de confidentialité ;
- identifier ses besoins de développement et s’inscrire dans une démarche de formation permanente ;
- s’informer des principes d’économie générale afin de s’insérer dans son milieu professionnel ;
- mettre en œuvre les principales procédures administratives de l'entreprise, de l'organisation ou du service public dans le respect des règles de droit ;
- participer à la gestion des ressources humaines afin d’assurer un contexte relationnel efficient.
2. Communiquer : écouter, informer, conseiller tant en interne qu’en externe
- accueillir et informer les visiteurs et les prestataires ;
- agir comme interface dans les relations internes et externes de l’organisation ;
- préparer et présenter oralement des exposés ;
- rédiger le courrier, faire des comptes rendus, des rapports internes et externes ;
- synthétiser des documents et élaborer des dossiers ;
- diffuser de l'information au sein de l'équipe.
3. Mobiliser les savoirs et savoir-faire propres au Bachelier en Assistant de direction
- manier la langue française et pratiquer des langues étrangères à l’oral et à l’écrit ;
- utiliser adéquatement les technologies de l’information et de la communication ;
- dactylographier avec rapidité et efficience ;
- appliquer les notions de comptabilité, de fiscalité, de droit et de gestion élémentaire ;
- utiliser les règles juridiques et comptables liées à une activité ;
- respecter les codes liés à la culture, aux activités et aux stratégies des milieux professionnels ;
- élaborer et produire des documents de qualité (courrier, notes de service, synthèses, contrats, rapports, procès-verbaux, documents publicitaires,...) tant en langue française qu’étrangère ;
- utiliser une technique de prise de notes abrégée ;
- utiliser de manière adéquate le matériel multimédia.
4. Analyser les données utiles à la réalisation de sa mission.
- identifier les structures, la culture, la stratégie et les priorités de l’organisation ;
- appliquer les façons de procéder du secteur d’activité ;
- rechercher, sélectionner, vérifier, comparer, synthétiser, hiérarchiser, assurer la traçabilité des informations ;
- évaluer sa pratique professionnelle pour évoluer ;
- veiller à la qualité et à l’amélioration constante des ressources matérielles et humaines ;
- gérer des informations professionnelles courantes ;
- prendre des initiatives adéquates dans le cadre de ses prérogatives ;
- utiliser les techniques de traitement de l'information appropriées.
5. S’organiser : structurer, planifier, coordonner, gérer de manière rigoureuse les actions et tâches liées à sa mission.
- gérer l’agenda, les plannings et le suivi des différents projets, dossiers et actions ;
- gérer et suivre les activités courantes et les évènements en ce compris la logistique ;
- coordonner et animer une équipe ;
- gérer les priorités et son stress ;
- gérer et suivre l’information imprimée et numérique : classer, archiver, dispatcher, sécuriser ;
- assister le manager ;
- utiliser les techniques de l’information et de la communication (outils, réseaux de communication, boîtes vocales, messagerie électronique…).
